بازطراحی فرایند گردش کارها بر اساس راهکار PLM

بازطراحی فرایند گردش کارها و ساختار بر اساس راهکار PLM

هر شرکت و یا سازمان که بنوعی فعالیت طراحی، تامین ، ساخت ، فروش و … و یا بخشی از این فعالیت ها را انجام میدهد. دارای یک گردش کار سازمانی بوده که بر اساس نیاز ها و ابزارهای موجود سازماندهی شده است. از آنجایی که راهکار PLM مستقیما با گردش کارها و داده ها سرو کار دارد، میبایست کمی در ساختار قبلی ( از نظر فرایند گردش اطلاعات) تغییر ایجاد شود تا بتوان از مزایای یکپارچگی این راهکار حد اکثر استفاده را برد. در پایان این تغییر باید اثبات شود که به زمان و افراد کمتری برای انجام کارها نسبت به قبل نیاز است.( در اینجا منظور ما سازمان های مهندسی و تولیدی است )

در نرم افزارهای PLM روش امکان طراحی مرحله به مرحله ی فرآیند های متعدد و مطابق با نیاز ها سازمان با در نظر گرفتن قابلیت های متفاوتی جهت ارجاع امور و انجام امور به سادگی توسط مدیریت سازمان قابل پیاده سازی می باشد .
یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها و موسسات تولیدی و مهندسی ، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به مهندسین یک مجموعه و افزایش بهره ‏وری آن مجموعه می‏باشد . سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر می‏تواند به یکی از معضلات اصلی آنان در تصمیم‏گیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود . واضح است که روش های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و مکاتبات اداری و یا پیگیری‏های تلفنی و Email ، هیچ‏کدام نمی‏تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد .
از سوی دیگر عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان ، وابستگی امور ارجاعی به اشخاص ، در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران ، وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص ، کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین ، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب کارمند مامور آن کار و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها بعنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‏ها به وضوح قابل مشاهده است .
در واقع تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند . در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می شود . هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن ، یک جریان خاص را در سازمان طی می کند .
در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است .
1. مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می باشد .
2. مدیریت زمانی که در این میان صرف می شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطۀ بعدی برسد ، که نکته ی دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمانها می باشد . هدف اصلی از سیستم های مدیریت گردش کار کمک به سازمان ها در پیشبرد اهداف ذکر شده می باشد .
برای دستیابی به این اهداف ، ابتدا باید گردش کار و نحوه ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند . در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری ، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می بخشد .
مديريت فرآيندهای سازمانی ، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرآيند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري ، اجرا ، اندازه گيری ، تغيير و به کارگيری مجدد ، در يک طرح جامع گرد هم خواهد آورد .

بازطراحی ساختار سازمانی بر اساس راهکار PLM با شناسایی نیاز ها و روند فرآیند ها و در نظر گرفتن زمان بندی مناسب جهت اجرای امور ، قادر خواهد بود که گردش کار های متفاوتی را تعریف نماید .
از ویژگی های در نظر گرفتن گردش کار ، می توان به کنترل روند اجرایی و ارجاعی امور اشاره نمود . همچنین می توان مراحل مختلف را برای حالت های انجام یا عدم انجام امور در نظر گرفت .
با ایجاد گردش کار ، فرآیند های سازمان به سادگی به صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند بود.

ویژگی اصلی طراحی نمودار گردش کار در نرم افزارهای PLM نسبت به دیگر نرم افزارهای جزیره ای، یکپارچگی داده ها و اطلاعات محصول در یک دیتا بیس واحد بوده و می توان به اطلاعات صحیح مورد نیاز در گردش کار ، سریعتر دسترسی داشت.

هدف از بازطراحی ساختار در یک پروژه PLM ، مشخص شدن نمودار جریان داده ها ، نقش های سازمانی مورد نیاز در فراید گردش داده ها و در نظر گرفتن توسعه اینده در پروژه پیاده سازی PLM میباشد. این ساختار برای شرکت های مختلف تفاوت داشته و با همفکری سازمان و مشاورین پیاده سازی راهکار PLM و یا ERP تدوین خواهد شد. نمونه ای از گردش کار داه ها و ساختار لازم در تصاویر ذیل آمده است که هر یک پیشنهاد یکی از شرکت های بزرگ در زمینه پیاده سازی PLM میباشد. برای آشانایی بیشتر با کاربرد هر یک از این متود ها ، با بخش پشتیبانی تماس بگیرید.